آموزش کامل کار با گوگل شیت (Google Sheets) (بخش چهارم)

گوگل شیت ? یک سیستم محاسباتی تاسیس شده توسط گوگل است که با آن می توانید ستون ها و ردیف هایی برای محاسبه و.. ایجاد کنید. با آموزش کامل کار با گوگل شیت (Google Sheets) (بخش چهارم) همراه رهنامه باشید.

نحوه استفاده و کار با سرویس Google Sheets

How to use and work with Google Sheets service

Google Sheets ابزاری بسیار قدرتمند است، از بازاریابی دیجیتال گرفته تا مدل سازی امور مالی، از مدیریت پروژه گرفته تا تجزیه و تحلیل آماری، تقریباً در مورد هر فعالیتی که شامل ضبط و تجزیه و تحلیل داده ها باشد از این سیستم می توانید استفاده کنید.

آموزش افزودن یادداشت و کامنت به صفحات گوگل شیت

اگر می خواهید پیامی یا یادداشتی به یک گوگل شیت بدون قالب بندی و غیره اضافه کنید می توانید از قابلیت اضافه کردن کامنت به صفحات گوگل شیت استفاده کنید.

می توانید افرادی را که می خواهید نظر را مشاهده کنند مشخص کنید. آنها می توانند به کامنت شما پاسخ دهند.

همچنین شما می توانید یادداشت یا نوت ها جدیدی در صفحه گوگل شیت اضافه کنید و در صورتی که به آنها نیاز نداشتید حذف نمایید.

اضافه کردن کامنت به سلول ها در گوگل شیت

برای اضافه کردن کامنت به سلول، ابتدا آن را انتخاب کنید و سپس بر روی سلول کلیک راست نمایید تا گزینه ها ظاهر شود. “Insert Comment” را انتخاب کنید و سپس کامنت خود را تایپ نمایید.

نحوه تگ کردن افراد در کامنت

علامت به علاوه (+) را بزنید و نام یا آدرس ایمیل فرد مورد نظر را تایپ کنید.

برای نشان دادن نظر یک مثلث کوچک نارنجی را در گوشه سمت راست بالای سلول مشاهده خواهید کرد. وقتی نشانگر موس را بر روی این مثلث نارنجی رنگ می برید به صورت خودکار کامنت ها باز می شود.

نظرات قابلیت ویرایش، حذف، پیوند دادن، پاسخ دادن و غیره را دارند.

از دکمه نظرات بزرگ در سمت راست بالای صفحه، کنار دکمه آبی رنگ Share، می توانید همه نظرات موجود در این صفحه از گوگل شیت را مشاهده کنید و عملیات های بالا را بر روی آن انجام دهید.

طریقه به اشتراک گذشتن صفحات گوگل شیت

در گوگل شیت شما می توانید صفحات را با دیگران به اشتراک بگذارید. چون تمام اطلاعات صفحه شما در فضای ابری گوگل شیت ذخیره شده است می توانید به سادگی آن را به اشتراک بگذارید و دیگران دقیقا نسخه ای که شما مشاهده می کنید را مشاهده می کنند.

به عبارت دیگر اگر شما و فرد دیگری در یک صفحه گوگل شیت باشد به صورت زنده تغییرات شما برای فرد دیگر ذخیره می شود. برای مثال اگر شما عددی را ویرایش کنید برای افرادی که در آن صفحه هستند هم ویرایش می شود. با استفاده از همین قابلیت چند نفر می توانند به صورت همزمان بر روی یک صفحه کار کنند.

در اصل شما سه گزینه برای به اشتراک گذاری برگه خود با دیگران دارید که عبارت است از:

View-only Access، فرد مورد نظر فقط می تواند صفحه را مشاهده کند ولی نمی تواند آن را ویرایش کند یا نظر بدهد.

Comment-only Access، در این حالت شخص مورد نظر فقط می تواند نظرات را مشاهده و نظر جدید اضافه کند.

Editing Access، شخص مورد نظر می تواند صفحات و نظرات را ویرایش کند.

گزینه های Share با کلیک کردن بر روی دکمه آبی بزرگ در گوشه بالا سمت راست صفحه، یافت می شود.

پس از زدن گزینه Share و انتخاب روش اشتراک گذاری شما باید لینک نمایش داده شده را کپی کنید و برای فرد مورد نظر ارسال نمایید. دقت داشته باشید که لینک را در اختیار هر فردی قرار ندهید.

همچنین شما می توانید با استفاده از آدرس ایمیل بعد از انتخاب گزینه محدودیت دسترسی لینک را به صورت مستقیم برای فرد مورد نظر ارسال کنید.

برای اینکه تنظیمات بیشتری بر روی لینک ارائه شده اعمال کنید می توانید گزینه Advanced Options را بزنید.

پنجره Advanced Options:

عملیات های قابل انجام در قسمت Advanced Options

۱٫ مشاهده پیوند برای ارسال به دیگران

۲٫ مشاهده افرادی که به این لینک دسترسی دارند.

۳٫ تغییر مقدار دسترسی افرادی که در کادر نمایش داده شده.

۴٫ اضافه کردن افراد جدیدی به صفحه گوگل شیت.

۵٫ تنظیمات اضافی را ویرایش کنید. برای اینکه چه افرادی بتوانند نظرات را ویرایش یا دسترسی ویژه ای در این صفحه داشته باشند.

۶٫ در آخر هم بر روی گزینه Done کلیک کنید.

همکاری در یک گوگل شیت به صورت همزمان

بعد از اینکه شما این لینک را با فردی به اشتراک گذاشتید و فرد مورد نظر وارد صفحه گوگل شیت شما شد در حالی که شما هم دارید در این صفحه کار می کنید. در این زمان در صفحه یک کادر به غیر از آبی ایجاد می شود که سلول انتخابی فرد مقابل را نشان می دهد و برای فرد مقابل هم دقیقا به همین صورت است و فقط رنگ ها متفاوت است.

اگر فرد مقابل داده ای را وارد کند شما به صورت زنده می توانید اطلاعات وارد شده توسط آن را مشاهده نمایید.

فریز کردن یک ردیف یا ستون در گوگل شیت

دیر یا زود شما با اطلاعات زیادی کار خواهید کرد که با اسکرول کردن به پایین عنوان ها را از دست می دهد و نمی توانید راحت اطلاعات را تحلیل کنید.

البته می توانید به پایین و بالا اسکرول کنید تا عنوان ها را مشاهده کنید ولی این در حجم بالای اطلاعات باعث سردرگمی شما می شود.

نگاهی به این جدول داده کنید که بلندترین ساختمانهای جهان را نشان می دهد، وقتی شما به آخر لیست می روید دیگر نمی توانید عنوان ها را مشاهده کنید. برای حل این مشکل باید از قابلیت فریز کردن ردیف ها استفاده کرد.

بر روی شماره ردیفی که عنوان ها در آن قرار دارد کلیک کنید و سپس با استفاده از منو های بالا گزینه زیر را انتخاب نمایید.

View > Freeze > Up To Current Row (3)

اکنون دیگر ردیف انتخاب شده مخفی نمی شود و همیشه شما می تواند آنها را مشاهده نمایید، حتی زمانیکه به پایین یا بالا اسکرول می کنید.

اگر می خواهید برای مثال اسامی را مسدود کنید ، می توانید همین کار را انجام دهید ، بنابراین می توانید به صورت افقی در بسیاری از ستون های داده حرکت کنید.

ارجاع دادن نسبی و مطلق

این کار یکی از سخت ترین قسمت های این آموزش است و بهتر است به دقت آن را مطالعه کنید.

فرض کنید داده هایی در سلول A1 دارید و فرمول زیر را در سلول B1 وارد می کنید:

= A1

این فرمول اطلاعات را از سلول A1 دریافت می کند و در سلولی که آن فرمول را در آن قرار داده اید نمایش می دهد.

اکنون فرمول را کپی کنید و در جایی دیگر جای گذاری کنید. منظور از جایی دیگر، سلولی به دلخواه است برای مثال D5.

اینجاست که شما هیچ اطلاعاتی را در این سلول مشاهده نمی کنید ولی باید طبق فرمول اطلاعات موجود در سلول A1 را مشاهده کنید. بر روی سلول D5 بزنید، در این قسمت شما باید فرمول زیر را مشاهده کنید.

= C5

ما فرمولی که کپی کردیم = A1 بود ولی در اینجا = C5 را مشاهده می کنیم.

چه اتفاقی افتاد؟

ما فرمول = A1 را در سلول B1 قرار دادیم و سپس فرمول سلول B1 را کپی کردیم و در D5 قرار دادیم و فرمول حاصل = C5 شد! نکته برابر در این دو فرمول این است که هر دو سلول B1 و D5 اطلاعات سلول سمت چپ خود را نشان می دهند.

اگر متوجه نشدید یکبار دیگر پاراگراف بالا را مطالعه کنید.

یعنی فرمول کاملا و با تمام ساختار ها کپی شده است.

و نکته جالب تر اینجاست که با کپی و جای گذاری فرمول در سلول های دیگر تمام فرمول بر اساس سلول مورد نظر تغییر می کند.

حال اگر می خواهید که با کپی و جای گذاری فرمول اعداد و سلول های موجود در آن تغییر نکند برای مثال همیشه فرمول به سلول A1 اشاره داشته باشد باید مراحل زیر را دنبال کنید.

در این روش ما سلول مورد نظر را در فرمول قفل می کنیم و این گونه گوگل شیت متوجه می شود که نباید این سلول را تغییر دهد.

این کار با علامت دلار ” $ ” انجام می شود و آن را باید جلوی حرف ستون و شماره ردیف به صورت جداگانه قرار دهید تا فرمول نهایی شبیه به فرمول زیر شود:

= $A$1

ما در این فرمول سلول A1 را قفل کرده ایم.

بعد از گذاشتن علامت دلار، هر جا که این فرمول را کپی کنید، خروجی همیشه به سلول A1 اشاره می کند و داده ها را از سلول A1 دریافت می کند.

توجه داشته باشید، که شما می توانید فقط ردیف یا ستون را قفل کنید و یکی از آنها را به صورت نسبی رها کنید که آموزش های این قابلیت در مطلب نمی گنجد.

نظرات و پیشنهادات شما؟

ممنون از اینکه با آموزش کامل کار با گوگل شیت (Google Sheets) (بخش چهارم) همراه رهنامه بودید. اگر سوال، نظر یا پیشنهادی درباره نحوه ایجاد گوگل شیت دارید می توانید از قسمت دیدگاه ها برای ما ارسال کنید.